Palabra Praxisgruppe GmbH
Ein teilautomatisiertes Patientenmanagement – für eine verordnungskonforme Planung & Therapie
Überblick/Kontext
Palabra ist eine Praxisgruppe im Bereich Logopädie mit mehr als 20 Praxen über ganz Deutschland verteilt. Ein wichtiges Ziel von Palabra war es, Logopäd:innen von organisatorischen Aufgaben wie Terminplanung, Buchhaltung oder dem Abgleich von Verordnungen und Therapieplänen zu entlasten, damit sie sich voll auf die Therapie konzentrieren können.
Im Zuge der Digitalisierung setzte Palabra zunächst auf mehrere bestehende Systeme – um Terminverwaltung und Patientenmanagement abzubilden. Schnell zeigte sich jedoch: Schnittstellen fehlten, Daten konnten nicht flexibel genutzt werden, und die Prozesse blieben teilweise fragmentiert.
So entstand die Idee zu “Okapi” einem eigenen, teilautomatisierten Patientenmanagementsystems – mit sicherer Datenbasis, smarter Terminverwaltung und integriertem Regel-Monitoring. Im September 2024 wurde cc.system mit der Entwicklung dieses Systems beauftragt. Sechs Monate später war die erste Praxis bereits live. Im Laufe der folgenden Monate haben wir zusammen mit Palabra ein Inhouse-Tech-Team aufgebaut und die Entwicklung des Systems nach und nach an dieses Team übergeben.
Herausforderungen für Patientenmanagementsysteme
Patientenmanagementsysteme sind mehr als digitale Ablagen, sie stehen im Zentrum von modernen Gesundheitsunternehmen und bieten das Potential, administrative Praxisabläufe spürbar zu entlasten. Ein gutes System gewährleistet ein regelkonformes Handling von Therapieplänen und Verordnungen, unterstützt die Termin- und Ressourcenplanung und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Gerade in Deutschland müssen solche Lösungen höchste Datenschutz- und Compliance-Standards erfüllen, da sie mit den sensibelsten Daten arbeiten, die es gibt.
Spannende Projekte erkennt man oft an den Fragen die sie aufwerfen und dieses Projekt hat uns direkt vor mehrere sehr interessante Herausforderungen gestellt. Im Austausch mit dem Palabra Team haben uns vor allem die folgenden Themen beschäftigt:
Herausforderungen für Patientenmanagementsysteme
Patientenmanagementsysteme sind mehr als digitale Ablagen, sie stehen im Zentrum von modernen Gesundheitsunternehmen und bieten das Potential, administrative Praxisabläufe spürbar zu entlasten. Ein gutes System gewährleistet ein regelkonformes Handling von Therapieplänen und Verordnungen, unterstützt die Termin- und Ressourcenplanung und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Gerade in Deutschland müssen solche Lösungen höchste Datenschutz- und Compliance-Standards erfüllen, da sie mit den sensibelsten Daten arbeiten, die es gibt.
Spannende Projekte erkennt man oft an den Fragen die sie aufwerfen und dieses Projekt hat uns direkt vor mehrere sehr interessante Herausforderungen gestellt. Im Austausch mit dem Palabra Team haben uns vor allem die folgenden Themen beschäftigt:
HERAUSFORDERUNGEN | LÖSUNGEN | |
|---|---|---|
| Wie stellen wir sicher, dass hochsensible Patientendaten bestmöglich geschützt sind? | Das Thema Sicherheit muss auf allen Ebenen mitgedacht werden – von der Architektur bis zum täglichen Umgang mit Daten:
| |
| Wie schaffen wir ein System, das die gesetzlichen Vorgaben der Therapieplanung automatisch prüft? | Gesetzliche Vorgaben (z.B. aus der Heilmittelverordnung) werden durch unser System im Arbeitsprozess an verschiedenen Stellen automatisch geprüft:
| |
| Wie können wir den Prozess der Terminplanung & Buchung möglichst effizient gestalten? | Ein eigens entwickelter Algorithmus übernimmt die automatisierte Terminplanung und Koordination. Basierend auf den gesetzlichen Vorgaben und Fristen und den Verfügbarkeiten der Therapeuten werden Terminvorschläge erstellt und buchbar gemacht. Über ein Patientenportal, eine eigene Web-Anwendung, können Patient:innen diese Terminvorschläge buchen und ihre Termine selbst verwalten oder absagen – ohne zusätzlichen Aufwand für das Praxispersonal. |
HERAUSFORDERUNGEN
Wie stellen wir sicher, dass hochsensible Patientendaten bestmöglich geschützt sind?
LÖSUNGEN
Das Thema Sicherheit muss auf allen Ebenen mitgedacht werden – von der Architektur bis zum täglichen Umgang mit Daten:
-
Initiales Risiko-Assessment, um potenzielle Schwachstellen früh zu erkennen; nach der Entwicklung folgen Penetrationstests durch externe Spezialist:innen
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Getrennte Sicherheitszonen in der Infrastruktur
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Verschlüsselte Speicherung und Übertragung sämtlicher Daten
-
Rollen- und Rechtesystem mit Multi-Faktor-Authentifizierung
-
Audit Logging (AWS CloudTrail) für die vollständige Nachverfolgbarkeit aller Zugriffe
HERAUSFORDERUNGEN
Wie schaffen wir ein System, das die gesetzlichen Vorgaben der Therapieplanung automatisch prüft?
LÖSUNGEN
Gesetzliche Vorgaben (z.B. aus der Heilmittelverordnung) werden durch unser System im Arbeitsprozess an verschiedenen Stellen automatisch geprüft:
-
während der Anlage von Verordnungen
-
während der Terminplanung
-
während der Abrechnung
HERAUSFORDERUNGEN
Wie können wir den Prozess der Terminplanung & Buchung möglichst effizient gestalten?
LÖSUNGEN
Ein eigens entwickelter Algorithmus übernimmt die automatisierte Terminplanung und Koordination. Basierend auf den gesetzlichen Vorgaben und Fristen und den Verfügbarkeiten der Therapeuten werden Terminvorschläge erstellt und buchbar gemacht.
Über ein Patientenportal, eine eigene Web-Anwendung, können Patient:innen diese Terminvorschläge buchen und ihre Termine selbst verwalten oder absagen – ohne zusätzlichen Aufwand für das Praxispersonal.
