Ausgangssituation

Vom Papier zur Digitalisierung

Die Hamburger Küche liefert täglich frische, hausgemachte Mahlzeiten direkt an die Haustür, 365 Tage im Jahr. Viele der internen Prozesse waren zum Projektstart bereits digitalisiert.

Den Auslieferungsprozess hatte man jedoch seit den 90er Jahren nicht angefasst. Dort beruhte noch vieles auf Papier und Erfahrung. Als 2020 die Kundenzahl deutlich zunahm, erkannte die Geschäftsführung: „Das muss digitaler und einfacher gehen.”

Ziel

Die tägliche Planung und Durchführung von 100 individuellen Touren ersetzen. Weg von einem papierbasierten Prozess, hin zu einem vollautomatisierten System.

Vorteile

• Fehlervermeidung Vermeiden von Fehlern, welche in manuellen Schritten auftreten (z.B. händisches Berechnen von Geldbeträgen)

• Übersichtlichkeit Bessere Übersicht über Lieferzeitpunkte und den aktuellen Zustand einer Tour für die Mitarbeiter:innen in der Kundenbetreuung

• Vereinfachung Einfacheres Onboarding für neue Fahrer:innen

Herausforderungen

Komplexität bei Netzwerk und Benutzerfreundlichkeit

Da es in Deutschland bekanntermaßen noch immer viele Bereiche gibt, in denen das Handynetz nicht wirklich zuverlässig funktioniert, musste eine Lösung gefunden werden, die sicherstellt, dass die App auch im Offlinebetrieb ohne Probleme weiterhin funktioniert.

Außerdem galt es, einer Vielfalt von Nutzern gerecht zu werden. Das Alter der Fahrer*innen der Hamburger Küche reicht von Anfang 20 bis hin zu 60-Jährigen. Die Erfahrung im Umgang mit Smartphones und Software variiert hier sehr stark. Die Benutzeroberfläche musste also für alle Altersgruppen verständlich und bedienbar sein.

Eine weitere Herausforderung war die Bereitstellung von Echtzeitdaten für die Planung im Büro. Das Ziel war es, alle Daten der Fahrer*innen augenblicklich für das Büro zur Verfügung zu stellen.

Zusätzlich musste eine Verbindung mit dem bestehenden Warenwirtschaftssystem hergestellt werden. Hierbei war es vor allem wichtig, die bestehenden Prozesse zu verstehen und auf die neue Software zu übertragen.

Lösung

Drei Komponenten für eine effiziente Lösung

1. App Die Fahrer:innen können ihre zugewiesenen Touren über eine App auf ihrem persönlichen Handy einsehen und durchführen. Die App ist sowohl für Android als auch für iOS und ältere Geräte kompatibel.

2. Webapplikation Eine Webapplikation fürs Büro. Hier werden Touren geplant, verbuchte Gelder verwaltet, eine Übersicht über die aktuellen Touren dargestellt und vieles mehr.

3. Backend Das Backend kümmert sich um die Datenhaltung und das Planen der Touren.

Umsetzung

In zwei Wochen zum ersten MVP

Für die App haben wir uns dazu entschieden, Flutter zu verwenden. Dies ermöglichte es uns, eine kosteneffektive Lösung zur Verfügung zu stellen, da wir die iOS- und Android-App mit einem Team in einer Codebasis entwickeln konnten. Da sie offlinefähig sein musste und man dem Büro die Daten gerne in Echtzeit übermitteln wollte, bot es sich an, Firestore als Art "Protokoll" für die Daten der Fahrer*innen zu nutzen. Firestore bringt diese Funktionalitäten nämlich direkt von Haus aus mit. Zusätzlich hat es den Vorteil, dass die Arbeit auch weitergehen kann, wenn das Backend mal kurzfristig ausfallen sollte.

Dank dieses Techstacks war es uns möglich, innerhalb von 2 Wochen ein erstes MVP zu bauen, womit Fahrer:innen bereits eine Tour fahren und Kund:innen als beliefert markieren konnten. Um sicherzustellen, dass die Fahrer:innen mit der App gut umgehen können, waren wir mit diesen im engen Austausch und sind auch mal eine Tour mitgefahren, um zu sehen, wo es eventuell noch hakt.

Die Webapplikation wurde in einem separaten Backoffice mit React/Next.js umgesetzt. Hierbei wurde darauf geachtet, dass es komplett responsive sowohl für mobile Geräte und Tablets als auch für Desktop-Computer funktioniert. Da die Applikation auch an den Firestore angebunden ist, werden alle Daten der Fahrer:innen direkt in Echtzeit im Backoffice angezeigt.

Zusätzlich entwickelten wir ein Node.js-Backend und nutzten OpenAPI, um die Anbindung von App, Backoffice und bestehendem ERP-System zu ermöglichen. Für eine bessere Datenhaltung und die komplexe Planung der Touren nutzt dieses Backend zusätzlich eine PostgreSQL-Datenbank.

Ergebnis

Digitalisierung aller Lieferprozesse

Über einen Projektzeitraum von knapp drei Monaten schafften wir es, zusammen mit der Hamburger Küche das System auf einen Stand zu bringen, dass alle Prozesse der Belieferung über dieses abgebildet werden konnten. Nach einer kurzen internen Testphase hat es mittlerweile alle papierbasierten Prozesse in der Belieferung komplett ersetzt und wird seit Mitte 2021 täglich von mehr als 100 Fahrer:innen verwendet.