Ausgangssituation

Viele der internen Prozesse waren zum Projektstart bereits digitalisiert. Den Auslieferungsprozess hatte man jedoch seit den 90er Jahren nicht angefasst. Dort beruhte noch vieles auf Papier und Erfahrung. Als 2020 die Kundenzahl deutlich zunahm, erkannte die Geschäftsführung: ,,Das muss digitaler und einfacher gehen.” Das Hauptziel der neuen Software war es, die tägliche Planung und Durchführung von 100 individuellen Touren zu ersetzen. Weg von einem papierbasierten Prozess, hin zu einem vollautomatisierten System mit klaren Vorteilen:

• Vermeiden von Fehlern, welche in manuellen Schritten auftreten (z.B. händisches Berechnen von Geldbeträgen)

• Bessere Übersicht über Lieferzeitpunkte und den aktuellen Zustand einer Tour für die Mitarbeiter*innen in der Kundenbetreuung

• Vereinfachen des Onboardings für neue Fahrer*innen

Herausforderungen

Da es in Deutschland bekanntlicherweise noch immer viele Bereiche gibt, in denen das Handynetz nicht wirklich zuverlässig funktioniert, musste eine Lösung gefunden werden die sicherstellt, dass die App auch im Offlinebetrieb ohne Probleme weiterhin funktioniert. Außerdem galt es, einer Vielfalt von Nutzern gerecht zu werden. Das Alter der Fahrer*innen der Hamburger Küche reicht von Anfang 20 jährigen bis hin zu Mitte 60 jährigen. Die Erfahrung im Umgang mit Smartphones und Software variiert hier sehr stark. Die Benutzeroberfläche musste also für alle Altersgruppen verständlich und bedienbar sein. Eine weitere Herausforderung war die Bereitstellung von Echtzeitdaten für die Planung im Büro. Das Ziel war es, alle Daten der Fahrer*innen augenblicklich für das Büro zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich musste eine Verbindung mit dem bestehenden Warenwirtschaftssystem hergestellt werden. Hierbei war es vorallem wichtig, die bestehenden Prozess zu verstehen und auf die neue Software zu übertragen.

Umsetzung

Während der Konzeptionierung haben wir uns mit der Hamburger Küche schnell darauf geeinigt, dass die neue Lösung aus drei Komponenten besteht:

1. Eine App für die Fahrer*innen, auf der sie die Ihnen zugewiesenen Touren sehen und durchführen können. Wichtig war hierbei, dass die Fahrer*innen die App auch auf ihrem persönlichen Handy nutzen können, weshalb sie sowohl auf Android als auch auf iOS und auch auf älteren Geräten funktionieren muss.

2. Eine Webapplikation fürs Büro. Hier werden Touren geplant, verbuchte Gelder verwaltet, eine Übersicht über die aktuellen Touren dargestellt und vieles mehr.

3. Ein Backend was sich um die Datenhaltung und das Planen der Touren kümmert.

Für die App haben wir uns dazu entschieden, Flutter zu verwenden. Dies ermöglichte es uns, eine kosteneffektive Lösung zur Verfügung zu stellen, da wir iOS- und Android-App mit einem Team in einer Codebasis entwickeln konnten. Da sie offlinefähig sein musste und man dem Büro die Daten gerne in Echtzeit übermitteln wollte, bot es sich an, Firestore als Art "Protokoll" für die Daten der Fahrer*innen zu nutzen. Firestore bringt diese Funktionalitäten nämlich direkt von Haus aus mit. Zusätzlich hat es den Vorteil, dass die Arbeit auch weitergehen kann, wenn das Backend mal kurzfristig ausfallen sollte. Dank dieses Techstacks war es uns möglich, innerhalb von 2 Wochen eine erstes MVP zu bauen, womit Fahrer*innen bereits eine Tour fahren und KundInnen als beliefert markieren konnte. Um sicherzustellen, dass die Fahrer*innen mit der App gut umgehen können, waren wir im engen Austausch direkt mit den Fahrer*innen und sind auch mal eine Tour mitgefahren, um zu sehen wo es eventuell noch hakt. Die Webapplikation wurde in einem separaten Backoffice mit React/Next.js umgesetzt. Hierbei wurde darauf geachtet, dass es komplett responsive für sowohl Mobile, Tablet als auch Desktop-Computer funktioniert. Da die Applikation auch an den Firestore angebunden ist, werden alle Daten der Fahrer*innen direkt in Echtzeit im Backoffice angezeigt. Zusätzlich entwickelten wir ein Node.js-Backend und nutzten OpenAPI, um die Anbindung von App, Backoffice und bestehendem ERP-System zu ermöglichen. Für eine bessere Datenhaltung und die komplexe Planung der Touren nutzt dieses Backend zusätzlich eine PostgreSQL-Datenbank. Über einen Projektzeitraum von knapp drei Monaten schafften wir es, zusammen mit der Hamburger Küche das System auf einen Stand zu bringen, dass alle Prozesse der Belieferung über dieses abgebildet werden konnten. Nach einer kurzen internen Testphase hat es mittlerweile alle papierbasierten Prozesse in der Belieferung komplett ersetzt und wird seit Mitte 2021 täglich von mehr als 100 Fahrer*innen verwendet.